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供應商信息維護與管理
來源/作者:網絡|新益為編輯 發布時間:2021-03-03 瀏覽次數:

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    本文摘自以上書籍,作者:新益為

     

    新益為精益生產咨詢公司概述:時至今日,一家大型制造企業的供應商可能多達數百家,涉及的零件或物料甚至數以千計;即使是中小企業,其長期累積下的物料供應數據,也包含極多信息。如此龐大的信息量,也對企業的供應商全面管理帶來了挑戰。

     

    供應商全面管理的核心,正是供應商信息管理。其起始點則在于供應商開發環節,只有從開始就采取標準化的采購流程和先進的管理思想,企業才能通過供應商各項信息,對供應商實力進行多方面考察,進而優化供應鏈管理、降低供應鏈成本。

     

    那么,我們該如何維護供應商的信息呢?總結而言,大體分為3大步驟。

     

    1、制定標準信息登記表。

     

    在維護供應商信息之前,企業首先要制定統一標準的供應商情況登記表,用以管理供應商提供的各項信息。如圖所示。

     

    供應商登記表

     

    供應商登記表

     

    根據企業需要不同,供應商登記表的信息要求也有所區別,基本信息如:注冊地、注冊資金、股東結構、生產場地、聯系信息等;此外,根據企業需求,也可能涉及法律、財務、成本等信息。

     

    2、分析評估供應商信息。

     

    在收集到供應商基本信息之后,企業則需對供應商信息進行分析評估。此時,企業可以先根據供應商登記表中的信息,對供應商進行初步篩選,并聯絡合格供應商約定實地調查安排,對供應商進行現場調查及評估。

     

    供應商現場調查表

     

    供應商現場調查表

     

    通過供應商基本材料和現場調查,企業已經收集到供應商的大量信息,這也是企業分析評估供應商資質的基礎。具體而言,分析評估的要素包括工藝能力、供應穩定性、資源可靠性及其綜合能力。

     

    在與供應商確立合作關系之后,企業同樣要持續供應商信息的維護,確保對供應商資質的持續關注,從而實現企業與供應商的共同提升。對此,企業也可以制作供應商信息評估表,如圖所示。

     

    供應商評估表

     

    供應商評估表

     

    3、剔除信息垃圾的干擾。

     

    供應商信息管理,是供應商開發、評估和改善的核心系統。但在實際操作中,很多企業卻由此陷入另一個極端:對供應商信息的盲目收集。此時,在過度的信息收集中,企業也可能收集到大量無效甚至錯誤信息,如果未經辨別就分析采用,則可能誤導企業的供應商管理策略。

     

    (1)避免信息的認知偏差

     

    在信息的指標設計過程中,雖然企業已經對供應商市場進行了相關分析,但由于缺乏供應商提供的詳細數據,企業對指標的認知也可能存在偏差。

     

    ①某個指標是供應商普遍能夠達成的,則該指標就失去了統計的意義;

     

    ②某個指標缺乏難以量化,或簡單對比,則該指標的評分原則需要進一步論證;

     

    ③某個指標的重要性被低估或高估,其加權權重則需要重新考量。

     

    而一旦在指標統計中遇到這些問題,相關人員也要第一時間做出反饋,企業的評估小組也要討論研究,從而改善指標統計的口徑。

     

    (2)明確需要收集的信息

     

    如果指標統計缺乏專業性,那么,從供應商篩選開始,企業的形象就可能失去專業性,引起供應商的輕視。

     

    因此,在維護供應商信息時,企業一定要事先確定相關信息。

     

    ①需要哪些信息?

     

    ②如何收集到真實的所需信息?

     

    ③如何使用這些信息進行分析評估?

     

    只有如此,供應商信息才能成為企業推動供應商全面管理的助力。否則,無效、錯誤的信息,只會讓企業的相關努力成為白用功。


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